1. Responsable y alcance
Nubifit es una plataforma tecnológica desarrollada y administrada por Chocó Creativo, liderado por Kevin Posso Hurtado. Para la información de cuenta, soporte, seguridad y relación comercial de la plataforma, Nubifit actúa como responsable del tratamiento.
Esta política aplica al sitio, los portales, el panel administrativo, el soporte y las comunicaciones de Nubifit. No reemplaza la política de cada gimnasio respecto de sus propios clientes.
2. Rol de Nubifit y de cada gimnasio
Cuando un gimnasio registra en la plataforma datos de sus clientes, personal, instructores o prospectos, ese gimnasio es el único responsable de la información: determina la finalidad del tratamiento, obtiene las autorizaciones, entrega avisos de privacidad y atiende las solicitudes de sus titulares. Nubifit únicamente provee el software como servicio (SaaS) y no realiza gestión operativa de los gimnasios, no visualiza, no revisa ni utiliza los datos de los clientes del gimnasio para ningún fin propio.
El gimnasio no debe usar la plataforma para cargar datos que no necesite para su operación ni para fines incompatibles con la autorización obtenida. Si un titular solicita información sobre su membresía, fotografía de perfil, valoraciones físicas, clases o datos dentro de un gimnasio, debe dirigirse directamente a dicho gimnasio.
3. Datos que se alojan en la plataforma
Según la funcionalidad utilizada por cada gimnasio y sus afiliados, el software aloja de forma aislada por empresa las siguientes categorías:
- Identificación, contacto y foto de perfil: nombre, documento, correo, teléfono, dirección, contacto de emergencia y la fotografía de perfil que el afiliado decida subir en su portal para identificación visual interna en su ficha y control de acceso del gimnasio.
- Seguimiento deportivo y valoraciones físicas (administrados exclusivamente por el gimnasio): peso, estatura, IMC, porcentaje graso, pliegues, perímetros, objetivos, rutinas y observaciones registradas por el gimnasio.
- Cuenta y seguridad: correo de acceso, identificadores técnicos, roles, eventos de autenticación, preferencias, señales de seguridad y registros de auditoría.
- Operación del gimnasio: membresías, pagos registrados, cartera, asistencia, reservas, compras, clases, inventario, comunicaciones y comprobantes.
- Información técnica: dirección IP, dispositivo, navegador, fecha y hora de acciones y datos necesarios para prevenir fraude, depurar errores y proteger el servicio.
- Información que decides compartir: mensajes de soporte, capturas de pantalla y archivos adjuntos enviados voluntariamente.
4. Finalidades del tratamiento
- Crear y administrar cuentas, roles, accesos y sesiones.
- Prestar las funcionalidades solicitadas por cada gimnasio y por sus usuarios autorizados.
- Generar comprobantes, notificaciones, recordatorios y comunicaciones operativas.
- Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados y fallas de seguridad; conservar trazabilidad razonable.
- Atender solicitudes de soporte, realizar mantenimiento y mejorar la estabilidad del servicio.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales o requerimientos válidos de autoridades competentes.
Nubifit no vende datos personales ni los usa para publicidad comportamental. Las comunicaciones comerciales propias requerirán la autorización o base legal que corresponda; puedes solicitar no recibirlas por los canales de contacto.
5. Fotografías de perfil, datos físicos/salud y menores de edad
Exclusividad del gimnasio: las fotografías de perfil subidas por el cliente en su portal, así como los registros de valoraciones físicas, medidas corporales, observaciones o datos de salud cargados en el sistema, competen única y exclusivamente al gimnasio donde el cliente está inscrito. Nubifit provee únicamente la infraestructura técnica para que el gimnasio y el cliente consulten esa información en sus respectivos paneles; nosotros no hacemos gestión de esos datos, no los vemos, no los auditamos ni los utilizamos para nada.
La plataforma no está diseñada para diagnóstico o atención médica. Un gimnasio solo debe registrar datos de salud, fotografías o valoraciones físicas cuando cuente con la autorización explícita del titular (o de sus representantes legales en caso de niños, niñas y adolescentes) y para fines estrictamente deportivos u operativos internos. Evita incluir historias clínicas médicas, contraseñas o información bancaria.
6. Proveedores y transferencias
Para operar la plataforma pueden intervenir proveedores tecnológicos que procesan información bajo sus propios términos y controles, según la función activada:
- Google Firebase: autenticación, base de datos, funciones de servidor, hosting y protección del acceso.
- reCAPTCHA Enterprise: prevención de automatización abusiva y señales de seguridad.
- Brevo: entrega de correos transaccionales cuando se utiliza ese canal.
- Meta WhatsApp Business: confirmaciones y recordatorios solamente cuando el gimnasio y el titular hayan habilitado ese canal.
- Wompi: pagos en línea; Nubifit no recibe ni almacena los números completos de tarjeta.
Estos servicios pueden procesar datos desde otros países. Nubifit limita el acceso a lo necesario para prestar el servicio, configura controles razonables y revisa los compromisos aplicables de cada proveedor.
7. Seguridad y conservación
Aplicamos controles de acceso por empresa y rol, autenticación, verificación de correo, validaciones de servidor, Firebase App Check con reCAPTCHA Enterprise, registros de auditoría y mecanismos de respaldo. Ninguna medida elimina completamente el riesgo: los usuarios deben proteger sus credenciales, usar equipos confiables y cerrar sesión cuando corresponda.
Aplicamos conservación limitada: la cuenta y la información operativa se mantienen mientras exista la relación con el gimnasio; los registros de seguridad y auditoría se conservan hasta 12 meses; las métricas técnicas agregadas, hasta 35 días; y las copias operativas por el tiempo estrictamente necesario para recuperación y obligaciones aplicables. Los documentos de pago, cartera y soportes se conservan durante los plazos legales, tributarios, contables o de defensa de reclamaciones que correspondan. Al cierre de una cuenta, la devolución, exportación o eliminación se gestiona de forma verificada y puede estar sujeta a esos plazos.
8. Derechos de los titulares y cómo ejercerlos
De acuerdo con la normativa colombiana aplicable, puedes conocer, actualizar, rectificar y solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso de tus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda; y acceder gratuitamente a tus datos personales.
En Mi Portal, ve a Mi perfil → Tus datos y privacidad para solicitar acceso, corrección o eliminación de tu cuenta. También puedes escribir a soporte@chococreativo.com con tu nombre, medio de contacto, explicación de la solicitud y los documentos razonables para verificar identidad. Si la solicitud corresponde a datos administrados por un gimnasio, Nubifit la remitirá o te orientará hacia el responsable correspondiente. Puedes consultar la Ley 1581 de 2012 en la SIC.
10. Cambios y vigencia
Podemos actualizar esta política cuando cambie el servicio, la tecnología, los proveedores o la ley. Publicaremos la versión y fecha de vigencia. Si el cambio es material, utilizaremos medios razonables para comunicarlo antes de que produzca efectos, cuando la ley lo exija.